Postagem : 08/08/2007
Assunto : Roteio para uma assembléia eficiente
Descrição : Preparar todos os participantes da assembléia é a principal saída para conseguir realizar reuniões de condôminos agradáveis e produtivas.
Só de pensar em assembléia, muitos síndicos têm calafrios. Quorum baixo, discussões intermináveis, falta de objetividade, troca de insultos e, às vezes, até de sopapos entre condôminos que não levam desaforo para casa fazem parte da realidade de muitas reuniões de condomínio.
Mas, na verdade, não deve haver motivos para que a assembléia se transforme nesse momento desagradável. Para o administrador de condomínios Paulo Romani, a assembléia deve ser, antes de mais nada, uma oportunidade dos moradores se reunirem e conversarem sobre o prédio. Conflitos e opiniões divergentes sempre existem, mas devem prevalecer discussões construtivas e decisões sobre o andamento do condomínio.
Para atingir esse objetivo, Paulo recomenda que todo o corpo diretivo chegue à assembléia muito bem informado. “Antes de qualquer assembléia o síndico deve fazer uma reunião com o conselho e a administradora, esclarecendo cada item da pauta. É muito ruim para o síndico se o próprio conselho estiver por fora dos assuntos a serem tratados”, aponta. No prédio onde é sindico, Paulo realiza reuniões com todo seu conselho: cinco componentes do conselho de ética, quatro do conselho de qualidade de vida e seis do conselho fiscal, mais o subsíndico. A equipe é grande e, se alguém falta, Paulo troca e-mails para que todas as dúvidas sejam sanadas antes da assembléia. É feita também uma ata da reunião do conselho, levada para a assembléia.
Paulo frisa, ainda, a necessidade de a administradora ir para a assembléia munida de todas as informações básicas do prédio, como listagem de inadimplentes e folha de pagamento. “Assim, o administrador está preparado para responder a qualquer questionamento que possa surgir”, afirma. Também os condôminos devem ser preparados para a assembléia. Se o tema for previsão orçamentária, ela deve ser anexada na convocação e enviada a todos. Assim, não há motivos para reclamações e justificativas de desconhecimento do assunto tratado.
André Luís de Lemos, síndico do Condomínio Edifício Paris, acredita que a assembléia deve ter objetivos bem definidos. “Não faço assembléia para se transformar em muro de lamentações e nem para criar debates que só tomam o tempo de todos e não levam a nada”, diz. Há três anos síndico do edifício, ele conta que tem conseguido maior presença dos condôminos nas assembléias. Na última, estiveram presentes 18 apartamentos, dos 32 totais do condomínio. “É difícil um prédio conseguir quorum de mais de 50%”, constata. Além da boa presença, ele obteve a aprovação de obras importantes, como a instalação de rede para gás encanado, a compra de novos brinquedos para o playground e a implantação de uma área de convivência, com bancos, vasos e churrasqueira, no terraço do prédio – uma área de quase 200 metros quadrados que hoje é inútil para os moradores. “Em dois anos fizemos uma poupança que hoje está nos permitindo realizar melhorias, sem que os condôminos ponham a mão no bolso. Também distribuímos um formulário para os moradores, para priorizar as obras mais importantes. Já vamos para a assembléia para definir aquilo que os moradores sugeriram”, conclui.
SIGA ESTAS DICAS E BOA ASSEMBLÉIA!
• O ideal é distribuir a convocação da assembléia com uma antecedência de cerca de 20 dias, com a ordem do dia descrita de maneira clara e precisa. Se necessário, os pontos a serem tratados na reunião podem constar mais detalhadamente de uma carta anexa à convocação, com fotos, croquis, resumo de orçamentos ou valor de rateio a ser cobrado por apartamento.
• É fundamental que o presidente da assembléia esteja preparado para o evento e tenha pulso firme para lidar com situações que possam fugir do controle. Salvo disposição contrária na convenção do condomínio, o presidente pode ser qualquer pessoa, como um inquilino ou até mesmo o síndico.
• Tente pautar os assuntos e controlar a reunião para que ela dure no máximo duas horas. É tempo suficiente para prestar esclarecimentos e tomar decisões. Muitas vezes, a reunião perde o rumo quando chega ao item assuntos gerais. Fatos antigos e pequenas ocorrências rotineiras acabam tomando vulto. Nesses casos, vale o pulso do presidente da mesa para direcionar as reclamações procedentes ou não.
• Para tornar o momento da assembléia mais agradável, pode-se providenciar garrafas térmicas com café e chá. E por que não balas, docinhos ou petiscos? Há síndicos que promovem sorteios de brindes aos condôminos adimplentes presentes à assembléia. Essa questão é um pouco delicada, principalmente se envolver a compra de brindes de valor considerável com o dinheiro do condomínio. Uma saída é buscar que os brindes sejam doados por fornecedores do prédio. Mas, o ideal é conseguir a presença dos condôminos sem o uso desses artifícios.
• As deliberações da assembléia são registradas em ata pelo secretário. Se possível, ao final da assembléia, o secretário lê a versão definitiva ou o rascunho da ata, e os condôminos a aprovarão totalmente ou farão as ressalvas necessárias. Após a redação final, ela é aprovada e assinada pelo presidente da mesa e então distribuída aos condôminos.
• Condôminos inadimplentes não podem votar. Vale lembrar que é preciso analisar se a convenção do condomínio não dispõe sobre o assunto de maneira diversa. Quanto aos inquilinos, eles votam nas assembléias que decidem sobre despesas condominiais ordinárias e na eleição e destituição do síndico. Segundo o advogado e consultor jurídico condominial Cristiano De Souza Oliveira, em algumas assembléias específicas realmente o inquilino não tem direito a voto. É o caso de modificações na finalidade da unidade condominial e de obras voluptuárias e úteis (onde quem vota são os condôminos).
Fonte: Revista Direcional 07/11/2005
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